ПИК ЕАСУЗ: как зарегистрироваться и работать с порталом исполнения контрактов Московской области

Если ваша компания участвует в государственных или муниципальных закупках в Московской области, одного ЕИС и электронной торговой площадки может быть недостаточно. После заключения контракта работа с документами и его исполнением может продолжаться в региональной информационной системе — ПИК ЕАСУЗ.

Через портал участники взаимодействуют по вопросам исполнения контрактов: работают с обязательствами, передают документы, отслеживают сроки и статусы, оформляют сведения об исполнении и взаимодействуют с заказчиком в электронном виде.

Разберем, что представляет собой ПИК ЕАСУЗ, кому он нужен, как зарегистрироваться поставщику и заказчику, какие документы потребуются и как проходит работа с контрактом после победы в закупке.

Содержание

• Что такое ПИК ЕАСУЗ и для чего он нужен
• Чем ПИК ЕАСУЗ отличается от ЕИС
• Что понадобится для начала работы
• Как зарегистрировать поставщика
• Регистрация в системе электронного документооборота
• Регистрация организации на ПИК ЕАСУЗ
• Как работать с заключенными контрактами
• Как найти нужный контракт
• Как проходит исполнение контракта
• Как передать документы заказчику
• Подписание документов и МЧД
• Регистрация заказчика
• Как создается карточка контракта
• Можно ли потренироваться в работе с системой
• Типичные ошибки при работе с ПИК ЕАСУЗ
• Как упростить поиск закупок
• Коротко о главном

Что такое ПИК ЕАСУЗ

ПИК ЕАСУЗ — Портал исполнения контрактов Единой автоматизированной системы управления закупками Московской области.

Это региональная информационная система, предназначенная для работы с контрактами и договорами, заключаемыми в рамках закупок, связанных с Московской областью.

Система используется для цифрового взаимодействия заказчиков и исполнителей. В ней можно работать с контрактной документацией, обязательствами сторон, документами об исполнении и сведениями о ходе выполнения договора.

При этом важно не путать Московскую область и Москву.

Это два разных субъекта Российской Федерации, поэтому региональные информационные системы и сведения о закупках в них не являются единым массивом. Если заказчик или объект закупки относится к Москве, это не означает, что соответствующая информация будет находиться в системе Московской области.

Какие задачи решает ЕАСУЗ

Единая автоматизированная система управления закупками Московской области включает несколько функциональных направлений.

В зависимости от задачи пользователь может работать с:

• закупками по 44-ФЗ;
• закупками по 223-ФЗ;
• земельно-имущественными торгами;
• электронным магазином для закупок малого объема;
• аналитическими данными;
• Порталом исполнения контрактов.

При этом именно ПИК ЕАСУЗ ориентирован прежде всего на этап после заключения договора — то есть на организацию и контроль его исполнения.

Через систему стороны могут обмениваться документами в электронном виде, отслеживать обязательства и контролировать сроки выполнения условий контракта.

Чем ПИК ЕАСУЗ отличается от ЕИС

Одна из распространенных ошибок начинающих поставщиков — воспринимать все информационные системы в закупках как один и тот же сервис.

На практике у них разные задачи.

ЕИС используется на федеральном уровне для публикации и получения информации о закупках, ведения соответствующих реестров и выполнения предусмотренных законодательством процедур.

Электронные торговые площадки используются непосредственно для проведения электронных процедур и взаимодействия участников в рамках конкретных закупок.

ПИК ЕАСУЗ предназначен для работы с исполнением контрактов в Московской области.

То есть победа в тендере не обязательно означает завершение работы в информационных системах. После заключения контракта может начаться следующий этап — передача документов, подтверждение исполнения обязательств, приемка и контроль оплаты.

Для поставщика это особенно важно: недостаточно просто выиграть закупку. Необходимо правильно выполнить условия контракта и своевременно оформить подтверждающие документы.

Что нужно для начала работы с ПИК ЕАСУЗ

Перед регистрацией стоит заранее подготовить необходимые инструменты и определить сотрудников, которые будут работать в системе.

В общем случае потребуются:

1. Администратор организации, который будет отвечать за первоначальную настройку.
2. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) для пользователей, которым необходимо подписывать документы.
3. Регистрация организации и пользователей в системе электронного документооборота.
4. Регистрация непосредственно на Портале исполнения контрактов.
5. Корректные сведения об организации и ее представителях.

Если документы от имени компании подписывает представитель по доверенности, потребуется его КЭП и машиночитаемая доверенность (МЧД), подтверждающая полномочия.

Лучше пройти регистрацию заранее, а не непосредственно перед сроком исполнения контракта.

КЭП для работы в ПИК ЕАСУЗ

Электронный документооборот предполагает использование квалифицированной электронной подписи.

КЭП используется для подписания юридически значимых электронных документов и подтверждения действий уполномоченного лица.

Поэтому если с ПИК ЕАСУЗ будут работать несколько сотрудников, заранее определите:

• кто имеет право подписывать документы;
• кто только готовит документы;
• кому нужна собственная электронная подпись;
• какие полномочия должны быть отражены в МЧД.

Это позволит избежать ситуации, когда документ подготовлен вовремя, но отправить его невозможно из-за отсутствия необходимых полномочий или действующей подписи.

Регистрация поставщика в ПИК ЕАСУЗ

Регистрация поставщика состоит из нескольких последовательных действий.

Условно процесс можно разделить на два этапа:

1. Регистрация в системе электронного документооборота.

2. Регистрация организации непосредственно на ПИК ЕАСУЗ.

Сначала необходимо обеспечить возможность электронного обмена документами, а затем привязать организацию к Порталу исполнения контрактов.

Шаг 1. Регистрация в системе электронного документооборота

Для работы с ПИК ЕАСУЗ поставщику необходимо зарегистрироваться у оператора ЭДО, используемого системой.

При создании учетной записи указываются необходимые регистрационные данные и формируется пароль.

После входа в личный кабинет необходимо добавить сотрудников, которые будут действовать от имени организации.

Это особенно важно, если в работе участвуют несколько специалистов.

Для каждого пользователя указываются соответствующие данные и сертификат электронной подписи.

Процесс добавления пользователя обычно включает несколько последовательных этапов:

• выбор или загрузку сертификата;
• указание сведений об организации;
• настройку доступных сервисов;
• подтверждение внесенных данных;
• подписание и отправку заявки.

После этого сотрудник становится зарегистрированным пользователем системы электронного документооборота.

Важный момент

Если сотрудник должен подписывать документы от имени компании, недостаточно просто создать ему учетную запись.

Необходимо проверить, что у него есть:

• действующая КЭП;
• соответствующие полномочия;
• необходимые права в системе;
• при необходимости — корректно оформленная МЧД.

Шаг 2. Регистрация организации на ПИК ЕАСУЗ

После подготовки ЭДО можно переходить непосредственно к порталу.

При регистрации потребуется указать реквизиты организации, в частности ИНН и КПП.

После проверки данных система предложит заполнить дополнительные сведения:

• информацию об организации;
• контактные данные;
• реквизиты;
• сведения о пользователях;
• тип организации и ее роль в системе.

Для поставщика необходимо выбрать соответствующую роль — исполнитель.

Затем система проверяет наличие организации в электронном документообороте.

Если проверка проходит успешно, появляется возможность продолжить регистрацию.

Подтверждение регистрации

После заполнения данных формируется заявка на регистрацию организации.

Ее необходимо подписать электронной подписью уполномоченного лица и отправить.

После обработки заявки организация получает доступ к полноценному личному кабинету.

Если после регистрации система создает временный личный кабинет, после завершения аккредитации может потребоваться выйти из него и выполнить повторный вход.

Почему иногда не получается войти

Портал может ограничивать одновременную работу одной учетной записи с нескольких устройств.

Поэтому сообщение о том, что пользователь уже авторизован, может означать, что активная сессия осталась на другом компьютере.

В такой ситуации необходимо завершить работу на предыдущем устройстве и повторить авторизацию.

Какие возможности есть у поставщика

После входа в ПИК ЕАСУЗ поставщик получает доступ к основным инструментам для работы с контрактами.

В зависимости от задачи используются разные разделы личного кабинета.

«Контракты и договоры»

Здесь можно просматривать заключенные договоры и контракты.

Поиск можно выполнять по различным параметрам, например:

• номеру закупки;
• заказчику;
• дате;
• статусу;
• другим сведениям о договоре.

«Исполнение контрактов»

Этот раздел используется непосредственно для работы с обязательствами сторон и документами, подтверждающими исполнение договора.

Здесь можно увидеть:

• направленные документы;
• обязательства исполнителя;
• обязательства заказчика;
• текущие стадии исполнения;
• документы по отдельным этапам.

«Обмен документами с ЭДО»

Раздел предназначен для работы с электронными документами.

Здесь можно найти отправленные и полученные документы и посмотреть их текущий статус.

Для поиска используются различные параметры, включая:

• тип документа;
• статус;
• дату создания;
• дату отправки;
• дату получения.

«Отчеты»

В отчетном разделе отображаются аналитические показатели исполнения контрактов.

В частности, можно контролировать показатели исполнения и оплаты.

Как найти нужный контракт

Если у компании заключено несколько договоров, искать каждый документ вручную необязательно.

Основным разделом для этого служит «Контракты и договоры».

Также информацию можно искать через раздел, связанный с исполнением контрактов.

В зависимости от конкретной задачи могут использоваться такие параметры:

• заказчик;
• исполнитель;
• предмет контракта;
• объект закупки;
• реестровый номер;
• дата;
• статус;
• срок исполнения обязательства;
• данные по отдельному этапу исполнения.

Практический совет

Если компания одновременно исполняет несколько контрактов, полезно вести внутренний календарь обязательств.

В него стоит включить:

ПИК ЕАСУЗ помогает работать с контрактом в электронной форме, но внутренний контроль сроков со стороны поставщика все равно остается необходимым.

Как проходит исполнение контракта в ПИК ЕАСУЗ**

После заключения договора сведения о нем появляются в системе.

В карточке контракта можно открыть информацию о графике исполнения и обязательствах сторон.

Дальше работа строится вокруг конкретных этапов договора.

Например, если контракт предусматривает несколько периодов поставки или оказания услуг, по каждому этапу может потребоваться предоставить соответствующие документы и сведения.

Типовой порядок действий поставщика

1. Выбрать нужное обязательство.

Сначала необходимо определить, какой именно этап договора исполняется.

2. Открыть карточку исполнения обязательства.

В ней указываются необходимые сведения по выполненной работе, поставке или оказанной услуге.

3. Заполнить информацию об исполнении.

В зависимости от условий договора могут указываться период исполнения, вид работ или услуг, стоимость и другие необходимые данные.

4. Добавить подтверждающие документы.

К карточке прикладываются документы, предусмотренные контрактом.

5. Подписать документы КЭП.

Документы заверяются электронной подписью уполномоченного лица.

6. Направить сведения заказчику.

После отправки заказчик рассматривает представленные документы.

По результатам проверки документы могут быть приняты либо возвращены на доработку.

Что происходит после отправки документов

После передачи документов поставщик не должен считать задачу завершенной.

Необходимо контролировать их статус.

В зависимости от результата проверки заказчиком возможны разные сценарии:

• документы приняты;
• документы подписаны;
• документы находятся на рассмотрении;
• документы возвращены на доработку.

Если заказчик обнаружил ошибку, важно оперативно внести необходимые изменения и повторно направить документы.

Особенно внимательно следует относиться к:

• суммам;
• датам;
• периодам исполнения;
• реквизитам;
• сведениям о выполненных обязательствах;
• составу приложенных документов.

Как оформляется приемка

По контрактам, к которым применяется ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ, документ о приёмке формируется, подписывается КЭП и размещается в ЕИС. ПИК ЕАСУЗ и системы ЭДО могут использоваться для обмена документами, но не заменяют электронную приёмку в ЕИС. В остальных случаях порядок оформления определяется законодательством и условиями контракта.

Общий алгоритм выглядит следующим образом:

1. Сформировать документ о приемке.
2. Указать данные подписанта.
3. Проверить заполненные сведения.
4. Сохранить документ.
5. Подписать его электронной подписью.
6. Передать заказчику.
7. Контролировать результат рассмотрения.

После подписания документ направляется заказчику на рассмотрение.

Поэтому перед отправкой стоит еще раз проверить все сведения — исправление ошибки после отправки может занять больше времени, чем первоначальная проверка.

МЧД: что важно знать сотруднику поставщика

Если документы подписывает сотрудник, действующий от имени организации, необходимо подтвердить его полномочия.

В электронной закупочной работе для этого применяется машиночитаемая доверенность — МЧД.

МЧД должна быть оформлена в соответствии с требованиями используемой информационной системы и содержать полномочия на подписание соответствующих документов.

Нельзя исходить из того, что одна доверенность автоматически подходит для любой платформы и любого электронного документооборота.

Перед подписанием документов необходимо проверить:

• кто является подписантом;
• на каком основании он действует;
• есть ли у него соответствующие полномочия;
• действительна ли КЭП;
• корректно ли оформлена МЧД;
• соответствует ли она используемой системе.

Это одна из наиболее распространенных причин проблем при электронном подписании документов.

Как загрузить документы в систему

Если для конкретного этапа исполнения необходимо предоставить скан-копии или другие файлы, их загружают непосредственно в карточку соответствующего документа.

Общий порядок простой:

1. Открыть карточку документа.
2. Выбрать функцию добавления файла.
3. Найти нужный документ на компьютере.
4. Загрузить его в систему.
5. Проверить название и содержимое.
6. Заверить документ электронной подписью, если это предусмотрено процедурой.

При необходимости предоставления бумажного оригинала следует убедиться, что его содержание соответствует электронной версии, загруженной в систему.

Регистрация заказчика

Порядок первоначальной регистрации заказчика во многом похож на регистрацию поставщика.

Сначала организация проходит необходимые процедуры в системе электронного документооборота, затем регистрируется на ПИК ЕАСУЗ.

Основное отличие заключается в выборе роли организации.

При регистрации необходимо указать, что организация выступает заказчиком, а не исполнителем.

После этого пользователю становятся доступны инструменты, необходимые для работы заказчика.

Возможности личного кабинета заказчика

Функциональность заказчика отличается от кабинета исполнителя.

В частности, заказчик работает с:

• карточками контрактов;
• шаблонами документов;
• информацией о приемке;
• сведениями об оплатах;
• данными об исполнении;
• отчетностью.

Кроме того, заказчик может контролировать показатели исполнения контрактов и связанную с ними информацию.

Как создается карточка контракта

Одна из важных операций для заказчика — формирование электронной карточки контракта или договора.

В ней собираются основные сведения о предстоящем соглашении:

• информация об организации;
• данные закупки;
• условия договора;
• обязательства сторон;
• другие необходимые сведения.

Порядок создания карточки зависит от вида закупки и настроек ЕАСУЗ. Её сведения формируются на основе данных о закупке и заключённом контракте, а затем при необходимости уточняются заказчиком.

В общем виде процесс можно представить следующим образом:

1. Открыть соответствующий план-график.
2. Найти нужную позицию закупки.
3. Открыть ее карточку.
4. Перейти к подготовке сведений об условиях.
5. Заполнить информацию о закупке и будущем контракте.
6. Передать сформированные сведения на Портал исполнения контрактов.

После появления контракта в системе исполнитель получает возможность работать с соответствующими обязательствами и документами.

Использование шаблонов контрактов

Для типовых договоров система предусматривает возможность формирования документов на основе заранее подготовленных шаблонов.

Это позволяет сократить объем ручной работы и уменьшить вероятность технических ошибок при заполнении стандартных документов.

Однако автоматическое формирование документа не отменяет необходимость проверки его содержания.

Перед подписанием следует убедиться, что:

• указаны правильные стороны договора;
• корректно отражены условия;
• совпадают суммы;
• правильно указаны сроки;
• все обязательства сформулированы корректно;
• отсутствуют технические ошибки.

Автоматизация ускоряет работу, но не заменяет контроль со стороны ответственного сотрудника.

Учебная версия ПИК ЕАСУЗ

Если специалист только начинает работать с системой, полезно сначала разобраться с интерфейсом и логикой оформления документов.

Для этого существует учебная версия портала.

Она позволяет потренироваться в выполнении операций, связанных с карточками контрактов, обязательствами и документами исполнения, не затрагивая рабочую информацию основной системы.

Это особенно удобно для новых сотрудников.

Перед тем как поручить специалисту самостоятельную работу с реальным контрактом, можно дать ему возможность пройти основные сценарии в учебной среде.

Типичные ошибки при работе с ПИК ЕАСУЗ

Даже если технически регистрация прошла успешно, проблемы могут возникнуть уже на этапе исполнения контракта.

1. Регистрация в последний момент

Если КЭП, ЭДО или учетная запись еще не готовы, выполнение срочного действия может оказаться невозможным.

Что делать: проходить регистрацию заранее.

2. Отсутствие необходимых полномочий

Сотрудник может иметь доступ к системе, но не иметь права подписывать конкретный документ.

Что делать: заранее проверить полномочия и МЧД.

3. Ошибки в документах

Неверная сумма, дата или реквизит могут привести к возврату документа на исправление.

Что делать: использовать внутренний чек-лист перед каждой отправкой.

4. Игнорирование статусов

Отправленный документ не всегда означает принятый документ.

Что делать: регулярно контролировать статус отправленных документов.

5. Отсутствие внутреннего контроля сроков

Даже при наличии электронного кабинета легко пропустить дату поставки, приемки или другого обязательства.

Что делать: вести отдельный календарь контрактных сроков.

6. Работа только одного сотрудника

Если вся работа с системой завязана на одного человека, его отсутствие может остановить процесс.

Что делать: предусмотреть резервного сотрудника и заранее настроить его доступы и полномочия.

Как организовать работу с ПИК ЕАСУЗ внутри компании

Если компания регулярно участвует в закупках Московской области, лучше не воспринимать ПИК ЕАСУЗ как отдельную разовую процедуру.

Оптимально встроить работу с порталом в общий процесс сопровождения тендеров.

Например:

Поиск закупки → анализ → участие → победа → заключение контракта → исполнение → приемка → оплата → закрытие контракта.

На каждом этапе должен быть ответственный сотрудник.

Для отдела закупок удобно создать единый контрольный список:

До заключения контракта

• проверены условия закупки;
• определен ответственный;
• проверены сроки;
• подготовлены необходимые документы;
• подтверждена готовность КЭП.

После заключения

• контракт появился в системе;
• проверен график исполнения;
• определены обязательства;
• назначены ответственные;
• сформирован календарь контрольных дат.

Во время исполнения

• подготовлены документы;
• сведения внесены в систему;
• документы подписаны;
• отправка подтверждена;
• статус находится под контролем.

После приемки

• получено подтверждение приемки;
• документы сохранены;
• проконтролирована оплата;
• контракт переведен в завершенный статус во внутреннем учете.

Такой подход значительно снижает риск того, что компания выиграет закупку, но столкнется с проблемами уже на стадии исполнения.

Как упростить сам поиск подходящих закупок

ПИК ЕАСУЗ решает важную задачу, но он не заменяет полноценный мониторинг рынка закупок.

Для поставщика проблема начинается гораздо раньше — с необходимости ежедневно находить среди большого количества опубликованных процедур именно те тендеры, которые соответствуют его продукции или услугам.

Если искать закупки вручную на разных площадках, легко столкнуться с:

• большим количеством нерелевантных процедур;
• дублированием информации;
• необходимостью ежедневно проверять несколько источников;
• пропущенными сроками подачи заявок;
• сложностью отслеживания новых закупок.

Поэтому поиск целесообразно отделять от дальнейшей работы на конкретной площадке или региональном портале.

ТендерМонитор помогает автоматизировать мониторинг закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ и находить процедуры по заданным критериям.

Можно настроить поиск под специфику компании и получать подборку закупок, которые потенциально подходят для участия, вместо постоянного ручного просмотра большого массива объявлений.

А уже после выбора подходящей процедуры специалист переходит к детальному изучению документации, подготовке заявки и дальнейшей работе с заказчиком.

Коротко о главном

ПИК ЕАСУЗ — региональная система Московской области, предназначенная прежде всего для электронного взаимодействия заказчиков и исполнителей на этапе исполнения контрактов.

Поставщику для начала работы необходимо:

1. Определить сотрудников, которые будут работать в системе.
2. Подготовить действующие КЭП.
3. Зарегистрировать необходимых пользователей в ЭДО.
4. Зарегистрировать организацию на ПИК ЕАСУЗ.
5. Получить соответствующие права и полномочия.
6. Найти заключенный контракт.
7. Контролировать график исполнения и обязательства.
8. Своевременно загружать документы.
9. Подписывать их электронной подписью.
10. Следить за статусами и результатами рассмотрения заказчиком.

Главное — не ограничиваться регистрацией на портале. Работа с контрактом требует постоянного контроля сроков, документов и статусов.

И еще один важный момент: поиск закупки и исполнение уже заключенного контракта — это разные задачи. Чтобы не допускать простоев между ними, стоит заранее выстроить единый процесс работы с тендерами — от мониторинга новых процедур до закрытия исполненного контракта.

Ищите подходящие тендеры с ТендерМонитор

Чем раньше компания узнает о подходящей закупке, тем больше времени остается на анализ документации, оценку условий и подготовку заявки.

ТендерМонитор помогает организовать постоянный мониторинг закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ и находить тендеры, соответствующие профилю компании.

Настройте поиск под свою продукцию или услуги и сократите время, которое сотрудники тратят на ручной просмотр закупок.

Начните с бесплатного 7-дневного периода и проверьте, какие подходящие закупки можно найти для вашей компании.