Критерии оценки заявок по 44-ФЗ: как начисляют баллы в конкурсе и как повысить шансы на победу

Конкурс по 44-ФЗ отличается от аукциона тем, что заказчик смотрит не только на предложенную цену. Для определения победителя могут учитываться опыт компании, квалификация сотрудников, наличие оборудования и другие характеристики участника.

Поэтому поставщик с самой низкой ценой далеко не всегда становится победителем. Итог зависит от того, сколько баллов участник получит по совокупности критериев.

Разбираемся, какие показатели могут использоваться при оценке заявок, как работает система баллов, что такое предельные значения и какие документы стоит подготовить заранее.

Содержание

• Чем конкурс отличается от других способов закупки
• Какие критерии оценки применяются по 44-ФЗ
• Как оценивают опыт участника
• Как работает начисление баллов за опыт
• Что такое предельные максимальные и минимальные значения
• Как меняется оценка с учетом предельных значений
• Как новичку участвовать в конкурсах
• Оценка кадровых ресурсов
• Оценка материально-технических ресурсов
• Деловая репутация участника
• Какие документы нужно подготовить
• Как оценить свои шансы до подачи заявки
• Коротко о главном

Чем конкурс отличается от аукциона

При участии в закупках важно сначала определить, каким способом заказчик выбирает поставщика.

В аукционе основное значение имеет ценовое предложение. В конкурсе ситуация сложнее: заказчик устанавливает несколько критериев и оценивает заявки по каждому из них.

В рамках 44-ФЗ для конкурса могут учитываться:

• цена контракта;
• расходы, связанные с предметом закупки;
• характеристики объекта закупки;
• квалификация участника.

Именно последний критерий может включать целый набор показателей, связанных с возможностями поставщика.

Таким образом, конкурс требует более тщательной подготовки. Недостаточно просто предложить выгодную цену — необходимо заранее разобраться, за что именно заказчик будет начислять баллы.

Это особенно важно для закупок, где квалификационные критерии имеют значительный вес.

Минимальный срок подачи заявок для конкурса составляет 15 дней, поэтому у поставщика есть время изучить документацию, собрать подтверждающие документы и рассчитать потенциальный результат.

Какие критерии оценки применяются в конкурсе

Правила оценки заявок определяет ПП РФ № 2604. Документ устанавливает основные критерии и порядок расчета баллов.

Квалификация участника, в свою очередь, может оцениваться по четырем направлениям:

1. Опыт исполнения контрактов и договоров.
2. Кадровые ресурсы.
3. Материально-технические ресурсы.
4. Деловая репутация.

При этом заказчик не обязан использовать все возможные критерии одновременно. Их набор зависит от предмета конкретной закупки.

Например, если заказчик закупает работы, для которых критически важны специалисты определенной квалификации, существенный вес может получить кадровый ресурс.

Если речь идет о строительстве или техническом обслуживании, значение может иметь наличие оборудования, помещений, производственных мощностей и других ресурсов.

Главное правило для поставщика простое: нельзя оценивать свои шансы, пока не изучены критерии конкретной закупки и их вес.

1. Опыт исполнения контрактов

Опыт — один из наиболее распространенных квалификационных критериев.

Логика заказчика понятна: компания, которая уже успешно выполняла аналогичные контракты, потенциально представляет меньший риск, чем поставщик без соответствующей практики.

Но сам факт наличия опыта еще не означает автоматического получения максимального количества баллов.

Заказчик может оценивать, например:

• количество исполненных контрактов или договоров;
• общую стоимость исполненных контрактов;
• стоимость самого крупного исполненного контракта.

В некоторых закупках может учитываться только определенный опыт — например, связанный с конкретным видом работ или услуг. Поэтому нельзя механически включать в заявку все имеющиеся договоры.

Чем подтверждается опыт

Для подтверждения опыта могут потребоваться:

• исполненные контракты или договоры;
• акты выполненных работ;
• документы, подтверждающие исполнение обязательств;
• акты ввода объекта в эксплуатацию — если это необходимо по предмету закупки;
• другие документы, предусмотренные условиями конкретного конкурса.

Каждый документ должен соответствовать требованиям извещения.

Это принципиальный момент: наличие большого количества договоров само по себе не гарантирует получение баллов. Комиссия оценивает, подходит ли представленный опыт под установленный критерий.

Как рассчитывают баллы за опыт

Рассмотрим условный пример.

Допустим, цена заявки дает участнику до 60 баллов, а квалификация по опыту — еще 40 баллов.

Эти 40 баллов заказчик распределил следующим образом:

Получается, что даже при одинаковых ценовых предложениях участники могут получить совершенно разный итоговый результат.

Предположим, в конкурсе участвуют четыре компании:

При классическом подходе участник №1 имеет преимущество сразу по всем трем показателям.

В результате расчет может выглядеть следующим образом:

Разница получается существенной.

Это означает, что участнику с меньшим опытом может быть сложно компенсировать отставание только за счет снижения цены.

Зачем нужны предельные значения

Чтобы опыт одной компании не превращался в бесконечно растущее преимущество, при оценке могут использоваться предельные значения показателей.

Их задача — ограничить влияние чрезмерно больших показателей на итоговый результат.

Предельные значения бывают двух основных видов:

• максимальные;
• минимальные.

Предельное максимальное значение

Это показатель, после достижения которого участник получает максимальное количество баллов.

Например, заказчик установил: максимальное значение по количеству контрактов — 20.

Если одна компания предоставит сведения о 20 исполненных контрактах, а другая — о 50, обе могут получить одинаковый максимальный балл по этому показателю.

То есть наличие 50 контрактов уже не дает дополнительных преимуществ перед поставщиком с 20 подходящими контрактами.

Это делает конкуренцию более сбалансированной.

Для поставщика здесь есть еще один практический плюс: если в документации установлен предел, нет необходимости бездумно перечислять огромное количество договоров. В первую очередь следует подобрать достаточное число контрактов, которые точно соответствуют условиям оценки.

При этом разумно иметь несколько дополнительных подтверждений на случай, если часть документов не будет принята к оценке.

Предельное минимальное значение

Минимальный порог работает наоборот.

Предположим, заказчик установил минимальное значение — 3 исполненных контракта.

Тогда участник, который предоставит сведения только о двух контрактах, может получить 0 баллов по соответствующему показателю.

А поставщик, достигший установленного порога, уже участвует в дальнейшей оценке.

Такая система позволяет заказчику отделить участников, которые действительно имеют необходимый минимальный опыт, от компаний, у которых соответствующей практики практически нет.

При этом заказчик может установить:

• только минимальный предел;
• только максимальный;
• одновременно минимальный и максимальный.

Поэтому поставщику важно не просто посмотреть название критерия, а изучить весь порядок его оценки.

Как предельные значения меняют результат

Вернемся к нашему примеру.

Пусть заказчик установил следующие максимальные значения:

• количество контрактов — 20;
• общая сумма исполненных контрактов — 100 млн ₽;
• максимальная стоимость одного контракта — 20 млн ₽.

При этом веса остаются прежними:

• количество контрактов — 16 баллов;
• сумма контрактов — 16 баллов;
• максимальная стоимость одного контракта — 8 баллов.

Теперь результаты будут другими.

Видно, что участник №2, несмотря на меньший опыт, уже получает столько же квалификационных баллов, сколько лидер первоначального примера.

В такой ситуации цена становится значительно более важным фактором.

Что это означает для поставщика

Перед подачей заявки имеет смысл самостоятельно посчитать:

1. сколько баллов даст ваш опыт;
2. сколько баллов вы потенциально получите за кадры;
3. соответствуете ли вы требованиям к материальным ресурсам;
4. есть ли у вас документы для подтверждения каждого показателя;
5. какую роль играет цена;
6. какой максимальный результат могут получить конкуренты.

Такой расчет помогает понять, имеет ли смысл вообще участвовать в закупке.

Что делать новичку без большого опыта

Для новой компании конкурс может оказаться сложным способом закупки.

Если квалификационный критерий имеет большой вес, поставщик без существенного опыта заранее оказывается в менее выгодном положении.

В такой ситуации разумно начать с закупок, где квалификационный опыт не играет столь значительной роли.

Например, можно обратить внимание на:

• электронные аукционы;
• запросы котировок;
• другие закупки, требования которых соответствуют возможностям компании.

Полученные контракты позволят постепенно сформировать портфолио исполненных обязательств.

При этом важно собирать и систематизировать документы уже после первых контрактов. Не стоит ждать момента, когда появится крупный конкурс: подтверждающие документы могут понадобиться значительно позже.

2. Кадровые ресурсы

Второе распространенное направление оценки — наличие специалистов, необходимых для исполнения контракта.

Такой критерий особенно логичен для работ и услуг, где результат напрямую зависит от квалификации сотрудников.

Заказчик может оценивать:

• количество специалистов;
• образование;
• специальность;
• квалификацию;
• наличие необходимых сертификатов;
• документы о дополнительном обучении.

Для подтверждения могут использоваться:

• сведения о трудовой деятельности;
• трудовые документы;
• гражданско-правовые договоры — когда они допустимы для подтверждения соответствия;
• дипломы;
• удостоверения;
• сертификаты;
• документы о повышении квалификации;
• другие подтверждающие документы.

Важный момент

Количество сотрудников должно быть связано с предметом закупки.

Если для выполнения работ объективно достаточно нескольких специалистов, требование о десятках сотрудников может вызывать вопросы с точки зрения конкуренции.

Поэтому при анализе конкурса нужно смотреть не только на количество необходимых сотрудников, но и на их конкретные характеристики.

Например:

Требуется определенное количество специалистов с профильным образованием и подтвержденной квалификацией.

В этом случае поставщик может заранее сопоставить требование со своими кадровыми документами и понять, сколько баллов способен получить.

3. Материально-технические ресурсы

Для некоторых закупок важны не только сотрудники, но и ресурсы, которыми располагает компания.

В зависимости от предмета контракта это могут быть:

• оборудование;
• производственные помещения;
• специализированные станки;
• транспорт;
• инструменты;
• сервисный центр;
• другие материально-технические ресурсы.

Например, при обслуживании автомобилей заказчик может учитывать наличие сервисного центра на определенной территории.

При выполнении технических работ — наличие конкретного оборудования.

При строительстве — производственные мощности, техника и другие необходимые ресурсы.

Чем подтверждается наличие ресурсов

В зависимости от ситуации могут использоваться:

• документы о собственности;
• договоры аренды;
• договоры субаренды;
• акты приема-передачи;
• инвентарные карточки оборудования;
• выписки из ЕГРН;
• документы на оборудование;
• иные подтверждения, предусмотренные условиями закупки.

При этом важно проверить срок действия документов.

Если оборудование или помещение предоставляется в аренду, срок договора должен позволять использовать ресурс в период исполнения контракта, если именно это предусмотрено условиями конкурса.

4. Деловая репутация

Деловая репутация используется реже, чем опыт, кадры и материальные ресурсы.

Этот критерий применяется в тех случаях, когда его использование допускается для конкретного предмета закупки и соответствующего вида участников.

Для оценки может использоваться индекс деловой репутации и документы, подтверждающие его значение.

В составе заявки участнику может потребоваться предоставить документ, предусмотренный соответствующим национальным стандартом, а также сведения о видах деятельности по ОКВЭД, относящихся к предмету контракта.

Точный перечень требований всегда необходимо смотреть непосредственно в извещении.

Это особенно важно потому, что деловая репутация не является универсальным критерием для любой закупки.

Как подготовиться к конкурсу: практический алгоритм

Чтобы не потерять баллы из-за невнимательности, удобно проверять конкурс в определенной последовательности.

Шаг 1. Найдите все критерии

Не ограничивайтесь ценой.

Отдельно выпишите:

• стоимость;
• опыт;
• кадровые ресурсы;
• материально-технические ресурсы;
• репутационные показатели;
• другие предусмотренные критерии.

Шаг 2. Посмотрите вес каждого критерия

Например:

• цена — 60 баллов;
• квалификация — 40 баллов.

Но внутри квалификации могут быть дополнительные показатели.

Именно поэтому нужно смотреть всю структуру оценки.

Шаг 3. Проверьте формулу

Узнайте, как именно заказчик переводит ваш показатель в баллы.

Особенно внимательно изучите:

• минимальные значения;
• максимальные значения;
• ограничения;
• требования к подтверждающим документам.

Шаг 4. Соберите документы

Создайте отдельную папку по каждому критерию:

Опыт

• договоры;
• контракты;
• акты;
• документы об исполнении.

Кадры

• дипломы;
• сведения о трудовой деятельности;
• сертификаты;
• удостоверения.

МТР

• документы на оборудование;
• договоры аренды;
• документы на помещения;
• акты приема-передачи.

Шаг 5. Посчитайте собственный результат

До подачи заявки желательно знать не просто «мы соответствуем», а конкретно:

«По предварительному расчету мы можем получить X баллов».

Шаг 6. Проанализируйте конкурентов

Если доступны сведения о предыдущих закупках, можно посмотреть:

• кто обычно участвует;
• кто выигрывает;
• какой опыт имеют победители;
• насколько сильно снижается цена;
• насколько часто одни и те же компании получают контракты.

Такой анализ помогает оценить реальную конкурентную среду.

Почему критерии нужно анализировать до подачи заявки

Одна из распространенных ошибок поставщика — сначала найти подходящий тендер, а уже потом выяснять, сможет ли компания реально конкурировать.

В конкурсе такой подход особенно рискован.

Допустим, закупка полностью соответствует профилю компании. Предмет подходит, регион подходит, цена интересная.

Но после изучения критериев выясняется, что:

• у конкурентов значительно больше релевантного опыта;
• часть баллов зависит от кадров, которых нет в штате;
• отсутствует необходимое оборудование;
• подтверждающих документов недостаточно.

Формально участвовать можно, но вероятность победы может оказаться низкой.

Поэтому оценку закупки лучше проводить в два этапа:

1. Подходит ли нам сам контракт?
2. Есть ли у нас реальные шансы выиграть его по установленной системе оценки?

Только после этого стоит тратить время на подготовку заявки.

Что делать, если подтверждающих документов нет

Если участник не может подтвердить соответствие определенному критерию, это не обязательно означает автоматическое отклонение заявки.

В зависимости от конкретной ситуации отсутствие подтверждения может привести к тому, что поставщику не начислят баллы по соответствующему критерию.

Поэтому важно разделять два вопроса:

• соответствует ли заявка обязательным требованиям;
• сколько баллов получит участник за дополнительные показатели.

Это принципиально разные вещи.

Но полагаться на удачу не стоит. Если показатель влияет на итоговый результат, лучше заранее проверить комплект документов и привести его в соответствие с требованиями извещения.

Как использовать критерии оценки для выбора тендера

Система оценки полезна не только при подготовке заявки.

Она помогает еще на этапе поиска закупки.

Например, компания может установить для себя внутреннее правило: участвуем только в конкурсах, где потенциальный результат по квалификационным критериям составляет не менее определенного уровня.

Это позволяет не тратить ресурсы на заведомо слабые заявки.

Особенно актуально это для небольших компаний, у которых нет отдельного тендерного отдела. Время сотрудников ограничено, поэтому важно выбирать закупки не только по НМЦК, региону и предмету, но и по реальной вероятности победы.

Как автоматизировать поиск подходящих закупок

Даже идеальная подготовка заявки не поможет, если компания узнает о подходящем конкурсе слишком поздно.

Поэтому работу с закупками стоит разделить на два процесса:

Поиск → оценка → подготовка заявки → участие → анализ результата.

На первом этапе важно регулярно отслеживать новые закупки по нужным параметрам.

ТендерМонитор помогает автоматизировать мониторинг закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ, чтобы поставщику было проще находить релевантные процедуры и не просматривать вручную весь массив опубликованных закупок.

Чем раньше компания увидит подходящий конкурс, тем больше времени останется на изучение критериев, подготовку документов и расчет своей позиции.

Попробовать сервис можно в течение 7 дней бесплатно.

Коротко о главном

Конкурс по 44-ФЗ — это не просто соревнование по цене. Победителя определяют по совокупному результату оценки заявок.

При подготовке к конкурсу необходимо:

• изучить все критерии оценки;
• определить вес каждого показателя;
• разобраться в формулах начисления баллов;
• проверить минимальные и максимальные значения;
• оценить собственный опыт;
• проверить квалификацию сотрудников;
• подтвердить наличие необходимых ресурсов;
• подготовить документы;
• заранее рассчитать потенциальное количество баллов;
• оценить позиции конкурентов.

Особое внимание стоит уделять предельным значениям. Они могут существенно изменить расстановку сил: компания с большим количеством контрактов не всегда получит преимущество, если ее показатель уже достиг установленного максимума.

Главное правило — не подавать заявку вслепую. Сначала посчитайте, сколько баллов способна получить ваша компания и насколько этот результат конкурентоспособен.

А еще раньше — найдите саму закупку. Чем быстрее вы узнаете о подходящем конкурсе, тем больше времени останется на качественную подготовку.

Ищите подходящие закупки с ТендерМонитор и оценивайте тендеры до того, как потратите ресурсы на подготовку заявки.