Решение об одобрении крупной сделки для участия в тендерах: когда нужно, как оформить и что указать

При подготовке заявки для участия в закупке поставщик должен проверить не только коммерческое предложение и технические документы, но и корпоративные решения. Одно из них — решение об одобрении крупной сделки. Если документ требуется, но отсутствует или оформлен с ошибками, участник рискует получить отказ в допуске к тендеру.

Разберём, какие сделки признаются крупными, в каких случаях решение необходимо при закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ, кто его принимает и какие сведения нужно включить в документ. В конце приведём примерную структуру решения для ООО и список проверок перед подачей заявки.

Содержание

1. Что считается крупной сделкой
2. Когда решение требуется при участии в закупках
3. Особенности закупок по 44-ФЗ
4. Требования при закупках по 223-ФЗ
5. Кто принимает решение и как его оформить
6. Что обязательно указать в документе
7. Типичные ошибки при подготовке решения
8. Пример структуры решения об одобрении крупной сделки
9. Чек-лист перед подачей заявки

1. Что считается крупной сделкой

Крупной признаётся сделка (несколько взаимосвязанных сделок), выходящая за пределы обычной хозяйственной деятельности и связанная с приобретением или отчуждением имущества, стоимость которого составляет 25 и более процентов балансовой стоимости активов общества.

Для определения стоимости активов используют данные бухгалтерской отчётности на последнюю отчётную дату.

Критерии крупных сделок для обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ установлены соответственно статьёй 46 Федерального закона № 14-ФЗ и статьёй 78 Федерального закона № 208-ФЗ.

При этом не каждая сделка, которая достигает установленного стоимостного порога, автоматически считается крупной. Важное исключение — сделки, совершаемые в процессе обычной хозяйственной деятельности общества.

Например, если компания регулярно поставляет товары, выполняет строительные работы или оказывает услуги в рамках своей основной деятельности, заключение соответствующих договоров может относиться к обычной хозяйственной деятельности. Однако само по себе соответствие сделки профилю бизнеса ещё не означает, что вопрос об одобрении можно игнорировать: необходимо учитывать законодательные критерии и обстоятельства конкретной операции.

Кому не требуется решение об одобрении крупной сделки

Есть категории участников, для которых оформление такого документа не требуется в описанных в законодательстве случаях.

• Индивидуальные предприниматели. ИП — не хозяйственное общество, а физическое лицо, действующее от своего имени. Требование об одобрении крупной сделки на него не распространяется, корпоративное решение не требуется.
• Общество с единственным участником, который одновременно выполняет функции единоличного исполнительного органа. В предусмотренных законом случаях отдельное решение об одобрении крупной сделки не требуется.

Для ООО соответствующее исключение предусмотрено частью 7 статьи 46 14-ФЗ, для АО — пунктом 1 части 3 статьи 78 208-ФЗ.

2. Когда решение требуется при участии в закупках

Необходимость представить решение зависит от законодательства, по которому проводится закупка, организационно-правовой формы участника и требований конкретной процедуры.

Важно различать два вопроса:

1. Должна ли компания получить корпоративное одобрение крупной сделки по правилам законодательства об ООО или АО?
2. Должен ли участник приложить подтверждающий документ к заявке на конкретную закупку?

Это связанные, но не полностью совпадающие вопросы. Наличие обязанности получить корпоративное одобрение не следует автоматически приравнивать к требованию приложить один и тот же документ к каждой заявке.

3. Решение об одобрении крупной сделки при закупках по 44-ФЗ

В закупках по 44-ФЗ сведения об одобрении крупной сделки учитываются как при регистрации участника в Единой информационной системе (ЕИС), так и при подаче заявки на участие в закупке.

При регистрации в ЕИС юридическое лицо представляет решение о согласии на совершение или о последующем одобрении крупных сделок по результатам электронных процедур с указанием максимальных параметров условий одной сделки.

Решение об одобрении крупной сделки включается в состав заявки, если необходимость его наличия установлена законодательством Российской Федерации и (или) учредительными документами юридического лица и если заключение контракта либо внесение обеспечения заявки или исполнения контракта является для участника крупной сделкой.

Если цена контракта превышает сумму, указанную в решении, размещённом в ЕИС, участник вправе внести изменения в соответствующие сведения в ЕИС либо представить в составе заявки решение об одобрении крупной сделки, соответствующее цене контракта.

Что проверить перед участием

Перед подачей предложения убедитесь, что:

• в ЕИС указаны актуальные сведения о максимальной сумме сделки;
• решение оформлено уполномоченным органом компании;
• срок действия документа не истёк;
• максимальная сумма соответствует условиям предполагаемого контракта;
• документ охватывает необходимые виды закупочных процедур.

Особое внимание уделите сумме. Если предел, указанный в решении, меньше цены контракта или суммы обеспечения, заявку могут отклонить как не соответствующую требованиям закупки. Перед подачей убедитесь, что одобренная сумма покрывает и цену контракта, и обязательства по обеспечению.

4. Решение при закупках по 223-ФЗ

В закупках по 223-ФЗ требования к документам участника во многом определяются положением о закупке и документацией конкретного заказчика.

В закупочной документации может быть предусмотрено предоставление одного из двух документов:

• решения об одобрении крупной сделки;
• документа или пояснения о том, что сделка не является крупной, с соответствующим обоснованием.

Если заказчик установил такое требование, участнику необходимо приложить подтверждение к заявке.

Иногда заказчик просит оформить решение не в общем виде, а применительно к конкретному договору, который планируется заключить по итогам процедуры. В такой ситуации универсальный документ может не подойти.

Практический совет: изучайте требования к составу заявки до начала её подготовки. Если заказчик установил специальные условия по одобрению сделки, ориентируйтесь на них, а не только на ранее оформленный шаблон.

Для регулярного участия в закупках удобно иметь подготовленный универсальный документ, который можно использовать в разных процедурах, если это допускают требования конкретного заказчика.

5. Кто принимает решение и как его оформить

Форма документа зависит от организационно-правовой формы компании, количества участников или акционеров, положений устава и распределения полномочий.

Если решение принимает общее собрание

Когда вопрос об одобрении крупной сделки относится к компетенции общего собрания участников ООО, результат оформляют протоколом.

В нём фиксируют:

• дату и место проведения собрания;
• сведения об участниках;
• повестку дня;
• результаты голосования;
• принятое решение;
• сведения о лицах, подписывающих документ.

При нескольких участниках необходимо соблюдать правила принятия решений и подсчёта голосов, установленные законом и уставом общества.

Если в ООО один участник

Если решение принимает единственный участник, оформляется его письменное решение.

В документе указывают сведения об обществе и участнике, формулировку одобряемой сделки, её предельную сумму и другие необходимые условия.

Нужно ли нотариальное удостоверение

При оформлении протокола общего собрания ООО необходимо учитывать требования статьи 181.2 ГК РФ и правила подтверждения решений, установленные статьёй 67.1 ГК РФ.

По пп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ принятие общим собранием участников ООО решения и состав присутствовавших подтверждаются нотариальным удостоверением, если иной способ (подписание протокола всеми или частью участников, использование технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения, или иной способ, не противоречащий закону) не предусмотрен уставом общества либо единогласным решением общего собрания.

Нельзя автоматически считать, что любой протокол ООО можно оформить без нотариуса. Перед подписанием документа проверьте устав и применимые требования к подтверждению решений.

Если в обществе используется допустимый альтернативный способ подтверждения, соответствующие положения должны быть надлежащим образом закреплены в уставе либо в единогласном решении общего собрания.

6. Что обязательно указать в решении об одобрении крупной сделки

Универсального шаблона, который подойдёт абсолютно для всех компаний и закупок, нет. Но при подготовке документа стоит уделить особое внимание нескольким параметрам.

6.1. Сведения об организации и лице, принимающем решение

В документе должны быть идентифицируемые сведения об обществе, а также данные участников или акционеров, которые приняли решение.

Необходимо указать дату принятия решения и полномочия лиц, участвовавших в его оформлении.

6.2. Чёткая формулировка одобряемых сделок

Из текста должно быть понятно, какие именно сделки одобряет общество.

Если документ предназначен для участия в закупках, целесообразно прямо указать возможность заключения договоров по результатам конкурентных процедур, включая электронные формы закупок.

При этом формулировки должны соответствовать реальным полномочиям органов управления и требованиям законодательства.

6.3. Максимальная сумма одной сделки

Один из наиболее важных параметров — предельная стоимость сделки.

В решении рекомендуется указывать максимальную сумму каждой отдельной сделки, а не совокупный лимит всех договоров, которые компания может заключить за период действия документа.

Например, неудачная формулировка:

«Одобрить сделки на общую сумму 10 000 000 рублей».

Более определённый вариант:

«Максимальная сумма одной сделки не должна превышать 10 000 000 (десять миллионов) рублей».

Так заказчику проще установить, укладывается ли конкретный договор в пределы одобрения.

6.4. Обеспечение заявки и исполнения договора

При участии в тендерах компания может принимать на себя дополнительные финансовые обязательства: перечислять денежные средства в качестве обеспечения заявки или исполнения договора.

Поэтому в документе целесообразно отдельно предусмотреть максимальную сумму одной сделки по внесению денежных средств в качестве:

• обеспечения заявки;
• обеспечения исполнения контракта или договора;
• иных предусмотренных закупочной документацией обеспечительных платежей.

Формулировки должны учитывать характер обязательств и полномочия органа, принимающего решение.

6.5. Срок действия решения

В документе желательно прямо указать период, в течение которого действует одобрение.

Если срок не определён, применяются предусмотренные законодательством правила о сроке действия согласия. По п. 3 ст. 46 14-ФЗ согласие считается действующим в течение одного года с даты его принятия, кроме случаев, когда иной срок вытекает из существа и условий сделки, на совершение которой дано согласие, либо из обстоятельств, в которых давалось согласие. В законе об АО аналогичной нормы нет, поэтому срок действия одобрения для АО целесообразно указывать прямо.

Отсутствие контроля за сроком действия — одна из причин, по которой поставщики сталкиваются с проблемами при подготовке заявок.

Поэтому следует заранее установить дату окончания действия решения и обновлять документ до истечения срока.

6.6. Сумма цифрами и прописью

Максимальную сумму сделки рекомендуется указывать одновременно цифрами и словами.

Например:

«Максимальная сумма одной сделки — 100 000 000 (сто миллионов) рублей».

Формулировки вроде «без ограничения суммы» или «неограниченно рублей» не позволяют определить конкретный предел одобрения. В документе должна быть указана определённая сумма.

6.7. Все необходимые виды закупочных процедур

Если компания участвует в разных видах тендеров, в решении стоит предусмотреть соответствующие способы закупок.

Например:

• электронный аукцион;
• открытый конкурс;
• запрос котировок;
• запрос предложений;
• иные предусмотренные законом конкурентные процедуры.

Не стоит ограничивать документ только одним способом закупки, если компания планирует участвовать в нескольких форматах.

7. Типичные ошибки при подготовке решения

Даже если компания располагает документом об одобрении крупной сделки, это ещё не гарантирует, что он подойдёт для конкретного тендера.

На практике стоит особенно внимательно проверять следующие моменты.

Судебная практика подтверждает: формальные дефекты решения — реальный риск отклонения заявки. В определении Верховного Суда РФ от 25.03.2019 № 310-ЭС19-1603 (по делу № А64-3968/2018) речь шла об отклонении второй части заявки на электронный аукцион: решение об одобрении крупной сделки не содержало срока действия, а по абз. 7 п. 3 ст. 46 14-ФЗ согласие без указания срока действует один год. К дате подачи заявки этот срок истёк. Участник ссылался на то, что заключение контракта относится к обычной хозяйственной деятельности общества и одобрение не требовалось, однако суды, а затем и Верховный Суд РФ с доводом не согласились: представив решение в заявку, участник сам исходил из того, что сделка является крупной.

Практический вывод: не стоит рассчитывать, что заказчик истолкует содержание документа в пользу поставщика, — заранее проверяйте и срок действия одобрения, и корректность его оформления.

8. Примерная структура решения об одобрении крупной сделки для ООО

Ниже приведена ориентировочная структура документа. Это не универсальный юридический шаблон: перед использованием его необходимо адаптировать к уставу общества, составу участников и конкретной сделке.

ПРОТОКОЛ №________
общего собрания участников ООО «_______»

г. ________
«___» ________ 20__г.

Присутствовали:
Участники общества, обладающие долями в уставном капитале в размере ________.

Повестка дня:

1. Об одобрении крупных сделок, связанных с участием общества в закупках.
2. Об установлении максимальной суммы одной сделки.
3. Об одобрении обязательств по обеспечению заявок и исполнению договоров.

По первому вопросу решили:

Одобрить совершение обществом сделок, связанных с участием в закупках товаров, работ и услуг, проводимых в соответствии с Федеральными законами № 44-ФЗ и № 223-ФЗ, а также в иных предусмотренных законодательством конкурентных и коммерческих процедурах.

По второму вопросу решили:

Установить максимальную сумму одной одобряемой сделки в размере ____ (________) рублей.

По третьему вопросу решили:

Одобрить принятие обществом обязательств по внесению денежных средств в качестве обеспечения заявок, обеспечения исполнения контрактов и договоров в пределах ____ (________) рублей по одной сделке.

Срок действия решения:
Настоящее решение действует до «___» ________ 20__г. включительно.

Подписи участников: ________________.

Важно: приведённая структура не заменяет полноценный протокол. В неё необходимо включить сведения, предусмотренные законодательством и уставом, а также корректно оформить подтверждение принятого решения и состава участников.

9. Чек-лист перед подачей заявки

Перед отправкой документов на электронную площадку проверьте:

• Определено, требуется ли одобрение крупной сделки для вашей организации.
• Изучены требования документации конкретной закупки.
• Решение принято уполномоченным органом или лицом.
• Соблюдён порядок оформления и подтверждения решения.
• Указана максимальная сумма одной сделки.
• Сумма написана цифрами и прописью.
• Учтены обязательства по обеспечению заявки и исполнению договора, если это необходимо.
• Перечислены подходящие виды закупочных процедур.
• Указан срок действия документа.
• Срок действия не истёк.
• Документ соответствует сведениям, указанным в ЕИС и заявке.

Коротко о главном

Решение об одобрении крупной сделки — корпоративный документ, который может понадобиться поставщику в закупках. При его составлении учитывайте требования законодательства об ООО и АО, вид закупочной процедуры и условия документации заказчика.

Основные правила:

• крупной может признаваться сделка стоимостью от 25% балансовой стоимости активов общества с учётом предусмотренных законом исключений;
• ИП не оформляет корпоративное решение об одобрении сделки;
• при закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ необходимо учитывать соответствующие правила представления документов;
• при закупках по 223-ФЗ требования к подтверждению могут определяться документацией заказчика;
• в решении следует указывать конкретный предел суммы одной сделки;
• необходимо проверить срок действия документа и порядок его принятия;
• универсальный вариант решения нужно адаптировать под требования конкретной процедуры.

Подготовьте документ заранее, чтобы не тратить время на его оформление непосредственно перед окончанием срока подачи заявок.

Находите подходящие закупки с ТендерМонитор

Тендерная работа начинается с поиска подходящих процедур, но не заканчивается на обнаружении извещения. Важно оценить заказчика, конкурентов, условия закупки и собственные возможности до того, как компания примет решение об участии.

ТендерМонитор помогает искать закупки по 44-ФЗ, 223-ФЗ и коммерческим направлениям, получать информацию с электронных торговых площадок России и СНГ, анализировать заказчиков и конкурентов.

Настройте поиск под специализацию компании и отслеживайте интересующие закупки в одном сервисе.

Попробуйте ТендерМонитор бесплатно в течение 7 дней.