Как создать тендерный отдел в компании: структура, сотрудники и расходы

Для многих компаний участие в закупках начинается с одного сотрудника, который параллельно занимается поиском тендеров, готовит заявки и следит за сроками.

Но по мере роста количества закупок такой подход перестает работать. Процедур становится больше, документы требуют все больше внимания, появляются юридические вопросы, необходимость анализировать конкурентов и контролировать уже заключенные контракты.

В какой-то момент бизнес сталкивается с вопросом: создавать собственный тендерный отдел или передать часть задач на сторону?

Однозначного ответа нет. Все зависит от количества закупок, специфики бизнеса, среднего размера контрактов и того, насколько серьезно компания планирует развивать тендерное направление.

В этой статье разберем, какие функции обычно выполняет тендерный отдел, кто может входить в его состав, во сколько обходится создание команды и на чем можно сэкономить без потери эффективности.

Содержание

• Зачем компании нужен тендерный отдел
• Какие задачи берет на себя подразделение
• Кто должен входить в тендерную команду
• Как рассчитать расходы на создание отдела
• Сколько стоит содержание тендерного подразделения
• Что можно автоматизировать и передать на аутсорсинг
• Когда собственный отдел действительно оправдан
• Коротко о главном

Зачем компании отдельный тендерный отдел

Тендерный отдел нужен не просто для того, чтобы кто-то отправлял заявки на участие в закупках.

Его задача гораздо шире — превратить тендеры в управляемый канал продаж.

В правильно организованном процессе компания должна не хаотично реагировать на найденные закупки, а понимать:

• какие процедуры ей интересны;
• с какими заказчиками стоит работать;
• в каких регионах есть перспективный спрос;
• насколько высока конкуренция;
• какие закупки экономически выгодны;
• сколько ресурсов потребуется для исполнения контракта;
• какие риски возникают еще до подачи заявки.

Поэтому тендерное подразделение фактически находится на пересечении продаж, аналитики, финансов и юридической работы.

Какие задачи выполняет тендерный отдел

Конкретный перечень обязанностей зависит от компании, но обычно команда закрывает несколько основных направлений.

Поиск и первичный отбор закупок

Специалисты отслеживают новые процедуры и выбирают те, которые соответствуют профилю компании.

При этом важно смотреть не только на название закупки. Необходимо оценивать требования заказчика, сроки, объем работ, территорию исполнения, финансовые условия и потенциальную рентабельность.

Анализ рынка и конкурентов

До подачи заявки полезно понимать, кто уже работает в этой нише.

Анализ завершенных закупок позволяет оценить:

• количество участников;
• уровень конкуренции;
• диапазон цен;
• наиболее активных поставщиков;
• особенности конкретных заказчиков;
• вероятность успешного участия.

Такая информация помогает принимать решение не на основании интуиции, а на основании данных.

Проверка документации

Тендерный специалист изучает извещение, техническое задание, проект контракта и остальные документы закупки.

На этом этапе выявляются требования, которые могут стать препятствием для участия или создать дополнительные риски после победы.

Подготовка заявки

Команда собирает необходимые документы, проверяет соответствие требованиям и готовит заявку к подаче.

Выбор стратегии

Еще до начала торгов компания должна понимать допустимый уровень цены и условия, при которых контракт остается выгодным.

Это особенно важно в конкурентных процедурах: выигранный тендер сам по себе не является успехом, если его выполнение принесет компании убыток.

Участие в торгах

Специалист контролирует ход процедуры, отслеживает действия конкурентов и своевременно совершает необходимые действия на электронной площадке.

Работа после победы

На этом этапе необходимо контролировать сроки заключения контракта, обеспечение, документы, дополнительные соглашения и дальнейшее исполнение обязательств.

Юридическая работа

При возникновении спорных ситуаций могут потребоваться:

• запросы на разъяснение документации;
• протоколы разногласий;
• подготовка жалоб;
• взаимодействие с контрольными органами;
• претензионная работа;
• судебная защита.

Финансовые вопросы

Тендерная деятельность связана и с финансами:

• выпуском электронной подписи;
• независимыми гарантиями;
• обеспечением заявок;
• обеспечением исполнения контрактов;
• специальными счетами;
• другими расходами, связанными с участием.

Какой должна быть структура тендерного отдела

Универсального штатного расписания не существует.

Небольшой компании может быть достаточно двух специалистов, тогда как крупному поставщику понадобится полноценная команда с отдельными функциями.

Условно в тендерном отделе можно выделить четыре роли.

Но содержать все четыре позиции в штате необязательно.

Вариант для небольшой компании

На старте многие задачи можно сосредоточить на одном-двух сотрудниках.

Например:

Руководитель / коммерческий директор

принимает решение об участии и контролирует экономику.

Тендерный специалист

занимается ежедневной операционной работой.

Юридические и аналитические вопросы при необходимости подключаются отдельно.

Такой подход позволяет протестировать тендерное направление без создания большого подразделения.

Вариант для среднего бизнеса

Когда количество процедур увеличивается, появляется смысл разделять функции.

Например:

• один сотрудник отвечает за поиск и первичный отбор;
• второй — за подготовку заявок;
• аналитик изучает рынок и конкурентов;
• юрист подключается к сложным процедурам и договорам.

Преимущество такой структуры — специализация.

Сотрудник не тратит половину рабочего дня на задачи, которые не относятся непосредственно к его основной функции.

Вариант для крупной компании

У большого поставщика тендерное направление может превратиться в отдельный полноценный бизнес-процесс.

В таком случае дополнительно могут потребоваться:

• руководитель направления;
• несколько тендерных менеджеров;
• аналитик;
• тендерный юрист;
• финансовый специалист;
• сотрудники по сопровождению контрактов.

При большом объеме закупок такая специализация позволяет распределить ответственность и сократить количество ошибок.

Сколько стоит создать тендерный отдел

Рассмотрим условный пример для команды из четырех сотрудников.

Важно учитывать: это ориентир, а не универсальная смета. Реальные расходы будут зависеть от региона, уровня специалистов, количества сотрудников и выбранной модели работы.

1. Зарплата сотрудников

В качестве примера можно использовать следующие диапазоны:

• руководитель тендерного отдела — 50–210 тыс. рублей в месяц;
• менеджер по тендерам — 50–190 тыс. рублей;
• тендерный юрист — 50–150 тыс. рублей.

Для дальнейшего расчета примем условный фонд оплаты труда четырех сотрудников — около 377,5 тыс. рублей в месяц.

При этом в реальной компании структура вознаграждения может быть другой.

Например, сотруднику устанавливают фиксированный оклад и добавляют премию, связанную с результатами тендерной работы.

2. Страховые взносы

Зарплата сотрудника — не единственный расход работодателя.

Необходимо учитывать обязательные страховые взносы.

В 2026 году при применении общего тарифа страховые взносы в пределах единой предельной базы 2 979 000 рублей на каждого сотрудника составляют 30%, а сверх нее — 15,1%. При фонде оплаты труда 377,5 тыс. рублей сумма взносов составит около 113,3 тыс. рублей в месяц. Дополнительно уплачиваются взносы на травматизм; при наличии права на пониженный тариф расчет будет другим.

Таким образом, расходы на персонал без учета взносов на травматизм могут составлять около 490,8 тыс. рублей в месяц.

3. Рабочие места и оборудование

Для четырех сотрудников потребуются компьютеры или ноутбуки, периферия, связь и мебель.

В условном примере использованы такие ориентиры:

• ноутбуки — около 280 тыс. рублей;
• принтер или МФУ — около 20 тыс. рублей;
• телефония / корпоративные SIM-карты — около 2,5 тыс. рублей;
• мебель — от 25 тыс. рублей.

Итого первоначальные расходы на оснащение четырех рабочих мест — примерно 330 тыс. рублей.

Если сотрудники работают удаленно и техника уже есть, этот пункт можно существенно сократить.

4. Интернет и связь

Для тендерного отдела стабильное интернет-соединение — не мелочь.

Работа с электронными площадками предполагает, что специалист должен иметь постоянный доступ к системе.

Особенно критичны ситуации, когда до окончания приема заявок остаются минуты.

Если в офисе уже установлен надежный интернет, отдельный бюджет на подключение может не потребоваться.

5. Специализированные сервисы

Отдельная статья расходов — программные инструменты.

Компании могут использовать:

• системы поиска закупок;
• аналитические сервисы;
• справочно-правовые системы;
• инструменты мониторинга;
• корпоративные системы учета задач.

В условном примере на такие сервисы заложено около 70 тыс. рублей в год.

Но фактическая сумма может сильно отличаться в зависимости от количества пользователей и набора необходимых функций.

6. Электронная подпись

Для участия в электронных закупках применяется усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Если в отделе несколько сотрудников, следует заранее определить, кому именно она понадобится.

КЭП для руководителя (единоличного исполнительного органа) выдаётся бесплатно в удостоверяющем центре ФНС (оплачивается только защищенный носитель). Для остальных сотрудников подпись оформляется через коммерческие аккредитованные удостоверяющие центры: стоимость может составлять до 10 тыс. рублей на человека плюс стоимость токена (1,5–2 тыс. рублей).
Таким образом, на трёх линейных сотрудников (при условии, что руководитель получает подпись бесплатно) ориентировочно потребуется 30–36 тыс. рублей.

7. Дополнительные расходы

Не стоит забывать о расходах, которые возникают непосредственно в процессе участия.

Например:

• обслуживание специальных счетов;
• независимые гарантии;
• комиссии;
• платные тарифы отдельных электронных площадок;
• обеспечение заявок;
• обеспечение исполнения контрактов;
• дополнительные юридические услуги.

Некоторые расходы возникают только при конкретной закупке, поэтому их нельзя полностью включить в фиксированный бюджет отдела.

Примерная стартовая смета

Если собрать приведенные выше расходы, их целесообразно разделить на расходы при запуске и ежемесячные расходы на персонал:

Расходы при запуске

Ежемесячные расходы на персонал

Таким образом, расходы при запуске отдела составят до 436 тыс. рублей, а ежемесячные расходы на персонал без учета взносов на травматизм — около 490,8 тыс. рублей.

Оборудование — разовый расход. Сервисы и сертификаты электронной подписи оплачиваются при запуске, но затем требуют периодического продления. Зарплата и связанные с ней обязательные платежи — регулярные.

Поэтому оценивать эффективность тендерного отдела нужно не только по стоимости его создания, но и по стоимости ежемесячного содержания.

Когда такие расходы оправданы

Сам по себе большой тендерный отдел не гарантирует рост продаж.

Перед его созданием стоит ответить на несколько вопросов.

Сколько закупок компания реально может обрабатывать?

Если в вашей отрасли подходящих процедур немного, четыре специалиста могут оказаться избыточными.

Какой средний чек контрактов?

Если средняя прибыль с одной сделки невелика, содержать большой штат может быть экономически невыгодно.

Какова конкуренция?

В высококонкурентной нише потребуется больше аналитики и времени на отбор закупок.

Как часто компания планирует участвовать?

Если тендеры становятся постоянным каналом продаж, собственная команда выглядит логичнее.

Если же закупки появляются несколько раз в квартал, полноценный штат может не окупиться.

Как сократить расходы на тендерный отдел

Создавать подразделение «по максимуму» необязательно.

Современная модель позволяет оставить внутри компании ключевые компетенции, а часть вспомогательных процессов автоматизировать или передать внешним специалистам.

1. Автоматизировать поиск закупок

Одна из самых затратных по времени задач — мониторинг новых процедур.

Если специалист вручную просматривает множество источников, значительная часть рабочего времени уходит не на анализ перспективных закупок, а на сам поиск.

Специализированные системы позволяют задавать параметры и получать подборку процедур, соответствующих профилю бизнеса.

Например, в ТендерМонитор можно настроить поиск по ключевым параметрам закупки и отслеживать новые подходящие тендеры. Это помогает сократить ручную работу и быстрее замечать интересные процедуры.

2. Не создавать сразу большой штат

На старте разумнее проверить экономику тендерного направления.

Можно начать с одного специалиста и постепенно расширять команду по мере роста количества закупок.

Это позволит понять:

• сколько процедур реально подходит компании;
• сколько заявок способен обрабатывать один сотрудник;
• какой процент заявок приводит к контрактам;
• сколько прибыли приносит тендерный канал;
• где возникает максимальная нагрузка.

После этого структуру отдела проще масштабировать на основании реальных показателей.

3. Использовать удаленную работу

Поскольку значительная часть тендерных процессов проходит в электронном виде, сотрудникам не всегда необходимо постоянно находиться в одном офисе.

Удаленный формат позволяет сократить расходы на:

• аренду;
• мебель;
• оборудование;
• офисную инфраструктуру.

При этом потребуется выстроить систему коммуникации и контроля сроков.

Для тендерной работы это особенно важно: пропущенный дедлайн нельзя компенсировать удобным рабочим графиком.

4. Передать отдельные функции на аутсорсинг

Необязательно содержать в штате специалиста на каждую задачу.

Например, внешнему эксперту можно передать:

• юридическое сопровождение сложных процедур;
• подготовку жалоб;
• отдельные аналитические исследования;
• консультации по спорным вопросам.

В результате внутри компании сохраняется основной тендерный процесс, а узкие компетенции подключаются только тогда, когда они действительно нужны.

5. Разделить поиск и принятие решения

Еще один способ повысить эффективность — не заставлять руководителя самостоятельно просматривать весь массив закупок.

Можно выстроить процесс:

мониторинг → первичный отбор → проверка требований → экономическая оценка → решение об участии → подготовка заявки.

Так руководитель или коммерческий директор подключается уже к тем закупкам, которые прошли предварительный отбор.

6. Оценивать не количество заявок, а результат

Количество поданных заявок — далеко не лучший показатель эффективности.

Гораздо полезнее отслеживать:

• количество релевантных закупок;
• количество поданных заявок;
• процент допуска;
• процент побед;
• среднюю маржинальность;
• стоимость привлечения контракта;
• объем полученной выручки;
• прибыль от тендерного направления;
• количество исполненных без проблем контрактов.

Это помогает понять, действительно ли тендерный отдел приносит бизнесу деньги.

Собственный отдел или аутсорсинг: что выбрать?

Здесь нет универсального ответа.

Собственная команда больше подходит, если:

• компания регулярно участвует в закупках;
• объем процедур постоянно растет;
• тендеры являются важным каналом продаж;
• необходимо оперативно принимать решения;
• в компании накоплена экспертиза;
• есть возможность обеспечить постоянную загрузку сотрудников.

Аутсорсинг или смешанная модель может быть выгоднее, если:

• компания только начинает работать с закупками;
• количество процедур пока небольшое;
• нет смысла содержать штатного юриста;
• требуется экспертная помощь только в сложных случаях;
• бизнес хочет протестировать тендерный канал до крупных инвестиций.

На практике часто эффективен гибридный вариант.

Например, внутри компании работает один или несколько тендерных специалистов, а юридические, финансовые и отдельные экспертные задачи передаются внешним исполнителям.

Как понять, что тендерный отдел работает эффективно

После создания команды важно не оставить ее работу без измерения результатов.

Полезно регулярно анализировать воронку:

Найдено закупок → отобрано → согласовано → подано заявок → допущено → выиграно → заключено контрактов → исполнено.

На каждом этапе возникает определенный процент потерь.

Например, если специалисты находят сотни закупок, но до подачи заявки доходит только несколько, проблема может быть не в количестве сотрудников, а в качестве поиска и предварительного отбора.

Если заявок подается много, но большая часть отклоняется, стоит искать проблему в подготовке документов.

Если компания выигрывает закупки, но контракты оказываются низкомаржинальными, необходимо пересматривать экономическую модель участия.

Поэтому тендерный отдел должен работать как измеряемый бизнес-процесс, а не просто как административное подразделение.

Коротко о главном

Тендерный отдел может стать сильным инструментом роста продаж, но создавать большую команду сразу необходимо далеко не каждой компании.

Перед запуском подразделения оцените:

• сколько закупок есть в вашей нише;
• какой объем процедур компания способна обрабатывать;
• среднюю стоимость и маржинальность контрактов;
• уровень конкуренции;
• текущую квалификацию сотрудников;
• стоимость привлечения и содержания специалистов.

Для крупного поставщика полноценная команда может быть оправдана. Для небольшого бизнеса разумнее начать с одного специалиста, автоматизировать поиск закупок и подключать внешних экспертов только там, где требуется узкая компетенция.

Главный принцип простой:

тендерный отдел должен не просто обрабатывать заявки, а приносить компании измеримый финансовый результат.

Поэтому при его создании стоит считать не только зарплаты и стоимость оборудования, но и всю экономику тендерного канала — от поиска закупки до прибыли после исполнения контракта.

А начать оптимизацию можно еще до расширения штата. Чем меньше времени специалисты тратят на ручной поиск и обработку нерелевантных процедур, тем больше ресурсов остается на действительно перспективные закупки.

ТендерМонитор помогает автоматизировать мониторинг закупок и находить процедуры по заданным параметрам. Настройте поиск под свою нишу и сократите время, которое сотрудники тратят на ежедневный просмотр тендеров.