Как оформить МЧД для участия в закупках

Во многих компаниях закупками занимается не руководитель, а сотрудники - тендерные специалисты, менеджеры или юристы.

С 1 сентября 2024 года действуют новые правила: чтобы участвовать в закупках от имени компании, сотруднику нужна электронная подпись физлица и машиночитаемая доверенность (МЧД).

Разберем, что это такое, как ее оформить и как правильно использовать в работе с тендерами.

В этой статье:

• Зачем нужна МЧД
• Особенности электронной доверенности
• Как выпустить МЧД в ЕИС
• Как проверить доверенность
• Как использовать МЧД
• Как отозвать и продлить
• Коротко о главном

Зачем нужна МЧД

МЧД - это электронная доверенность, с помощью которой руководитель передает сотруднику право действовать от имени компании в цифровой среде.

В закупках это нужно для:

• подачи заявок
• участия в аукционах
• подписания контрактов
• обмена документами

Как было раньше

• сотрудник компании использовал электронную подпись юрлица
• прикладывал бумажную доверенность

Сертификат подписи содержал данные и компании, и сотрудника.

Как сейчас

• сотрудник использует квалифицированную электронную подпись (КЭП) физлица
• полномочия подтверждаются через машиночитаемую доверенность (МЧД)

📌 Без машиночитаемой доверенности участвовать в закупках от имени компании нельзя.

Особенности электронной доверенности

МЧД - это файл в формате XML, который читается системой автоматически.

Важно: для разных типов торгов используются разные виды доверенностей:

• закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ для малого и среднего предпринимательства (МСП) - МЧД выпускается через Единую информационную систему в сфере закупок (ЕИС)
• имущественные торги - МЧД выпускается через ГИС Торги
• коммерческие закупки и закупки по 223-ФЗ на общих основаниях - МДД выпускается на сайте ФНС в едином формате (003)

Что содержит МЧД

В доверенности указывается:

• информация о доверенности (название, номер, дата выдачи, срок действия)
• данные доверителя (руководителя)
• данные сотрудника (представителя)
• перечень полномочий для представителя
• информация о подписи (данные сертификата)

Где хранится МЧД

Все доверенности для участия по 44-ФЗ и 223-ФЗ для малого и среднего предпринимательства (МСП):

• формируются в ЕИС
• хранятся в реестре доверенностей

📌 Использовать их можно только в ЕИС и на федеральных ЭТП.

Важно учитывать

• МЧД не продлевается автоматически. По окончанию срока - нужно выпустить новую.
• система заранее уведомляет о завершении срока доверенности
• доверенность продолжает действовать, пока её не отзовут

Как выпустить МЧД в ЕИС

Оформлением занимается руководитель или сотрудник с соответствующими правами.

В личном кабинете ЕИС он формирует доверенность и подписывает КЭП.

В системе есть три роли:

• руководитель - действует без доверенности
• администратор
• уполномоченный специалист

Важно: МЧД выдается сотруднику, который зарегистрирован в ЕИС. Для этого, у сотрудника должен быть подтвержденный аккаунт физического лица на Госуслугах.

Шаг 1. Назначение прав сотруднику

• Зайдите в личный кабинет ЕИС
• Найдите сотрудника в разделе пользователей
• Откройте редактирование прав
• Выберите роль
• Отметьте нужные полномочия

📌 Права, требующие МЧД, система выделяет отдельно.

Шаг 2. Формирование доверенности

После выбора прав система предложит:

• выдать МЧД
• выдать иной документ

Для выпуска доверенности:

• выберите МЧД
• заполните недостающие данные
• укажите срок действия
• определите, будет ли право передоверия

Шаг 3. Подписание и размещение МЧД

• Проверьте данные
• Подпишите доверенность КЭП руководителя
• Разместите в реестре

После этого МЧД начинает действовать.

Как проверить наличие МЧД

Руководитель или администратор может:

• просматривать все доверенности
• проверять срок действия
• контролировать права сотрудников

Чтобы проверить:

• откройте карточку сотрудника
• наведите на полномочия
• система покажет номер и срок МЧД

📌 Если нужно добавить новые права - оформляется новая доверенность. Предыдущую доверенность нужно отозвать.

Как использовать МЧД

ЕИС автоматически передает сведения о доверенности на электронные площадки.

Пример:

• Заказчик размещает проект контракта
• Сотрудник поставщика подписывает его
• Система подтягивает МЧД
• Заказчик проверяет полномочия и подписывает контракт

📌 В зависимости от площадки данные могут подгружаться автоматически или вручную.

Как отозвать МЧД

Это необходимо, если:

• сотрудник уволился
• изменились обязанности
• нужно ограничить доступ

Как отозвать:

• Найдите сотрудника в ЕИС
• Откройте его права
• Выберите доверенность
• Укажите причину
• Подпишите отзыв

После этого доверенность перестает действовать.

Как продлить МЧД

Продлить доверенность нельзя.

Если срок заканчивается:

• нужно оформить новую
• старую - отозвать

📌 Лучше делать это заранее, чтобы не потерять доступ к закупкам.

Коротко о главном

• МЧД - обязательный инструмент для участия сотрудников в закупках
• С 2024 года без нее нельзя действовать от имени компании
• Доверенность оформляется в ЕИС и хранится в реестре
• Для новых полномочий требуется новая МЧД
• Продлить доверенность нельзя - только перевыпустить
• Отзыв выполняется через личный кабинет

Что важно для поставщика

Ошибки с МЧД - одна из частых причин срыва участия в тендерах:

• не те полномочия
• просроченная доверенность
• забыли отозвать доступ

Чтобы избежать проблем:

• проверяйте МЧД перед подачей заявки
• заранее обновляйте доверенности
• контролируйте права сотрудников

В ТендерМонитор вы можете:

• отслеживать тендеры и не терять время на ручной поиск
• быстро готовиться к участию
• сосредоточиться на заявках, а не на технических ошибках