Участники закупок по 44-ФЗ уже несколько лет работают со структурированными заявками в электронной форме. Такой формат является частью цифровизации контрактной системы и связан со структурированным извещением и цифровым контрактом.

Для поставщика это означает практическую необходимость особенно внимательно проверять все поля заявки: сведения, указанные при подаче, используются в электронной процедуре заключения контракта.

Разберём, как устроена структурированная заявка, какие правила её заполнения нужно учитывать и на какие моменты поставщику следует обратить особое внимание.

Что такое структурированное извещение

Извещение о закупке заказчик формирует с использованием Единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС). В структурированной части извещения указываются сведения об объекте закупки, в том числе характеристики товара, работы или услуги.

При описании объекта закупки заказчик должен соблюдать требования Закона № 44-ФЗ, в том числе положения ст. 33. Если для закупаемой продукции применяется КТРУ, соответствующие сведения и характеристики могут использоваться при формировании структурированного описания.

Какие сведения вносит заказчик

При формировании извещения заказчик заполняет предусмотренные системой поля:

• наименование объекта закупки;
• характеристики объекта закупки;
• единицы измерения;
• количество товара, объём работ или услуг;

В результате формируется структурированное описание объекта закупки, на которое участник ориентируется при подготовке заявки.

Как используются данные из КТРУ

Если объект закупки включён в каталог товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, заказчик учитывает соответствующую позицию КТРУ при формировании описания объекта закупки.

В этом случае:

• система автоматически добавляет параметры товара;
• заказчик вправе дополнить описание иными характеристиками;
• заказчик обязан приложить обоснование этих характеристик отдельным файлом.

Если подходящая позиция в КТРУ отсутствует, описание объекта закупки формируется на основании общих правил Закона № 44-ФЗ.

Из чего состоит извещение о закупке

Извещение обычно состоит из двух частей:

1. Структурированная часть, сформированная в ЕИС и на электронной площадке;
2. Дополнительные документы, содержащие дополнительные условия закупки, проект контракта, описание объекта закупки, требования к поставке, выполнению работ или оказанию услуг, а также иные сведения, предусмотренные извещением.

Важно, чтобы данные в структурированной форме и приложенных документах не противоречили друг другу.

При наличии расхождений такие противоречия могут повлечь жалобы, запросы на разъяснение и споры при проведении закупки.

Когда структурированное описание обязательно

Заказчик обязан использовать структурированную форму:

• при закупке товаров;
• при закупке работ или услуг с поставкой товара.

Если закупка касается исключительно выполнения работ или оказания услуг без поставки товара, указание товарных характеристик в заявке, как правило, не требуется.

Особенности строительных закупок

В закупках в сфере строительства описание объекта закупки нередко связано с:

• проектной документацией;
• сметной документацией;
• ведомостями объемов работ;
• техническим заданием.

В таких случаях структурированное описание часто не используется, поскольку все параметры указаны в проектной документации.

Что такое структурированная заявка

Структурированная заявка - это форма подачи предложения участника через электронную площадку путём заполнения специальных полей. Сведения из такой заявки используются при рассмотрении заявки, определении соответствия требованиям извещения и последующем формировании проекта контракта в электронной форме.

Основные правила заполнения заявки

Чтобы подать заявку на участие в закупке, поставщик должен заполнить несколько обязательных полей.

1. Указать характеристики товара

Если предмет закупки предполагает поставку товара, участник указывает в заявке те характеристики, которые предусмотрены извещением и подлежат заполнению в структурированной форме. Такие сведения должны соответствовать требованиям извещения и не противоречить документам, приложенным заказчиком.

Большинство федеральных электронных площадок не позволяют указывать параметры, которые выходят за установленные заказчиком значения.

2. Указать товарный знак

Если поставляемый товар имеет зарегистрированный товарный знак, соответствующие сведения необходимо указать в отдельном поле.

3. Указать страну происхождения товара

Площадка предложит выбрать страну происхождения из списка.

Это имеет значение в том числе для применения национального режима, запретов, ограничений, преимуществ и условий допуска товаров иностранного происхождения.

4. Подписать заявку электронной подписью

После заполнения обязательных полей заявка подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью и направляется через электронную площадку

Что будет, если характеристики не заполнены или заполнены не верно

Если участник не указал характеристики товара в структурированной форме, либо представит их с нарушением установленных требований, заявку отклонят.

Особенности заявок на выполнение работ и оказание услуг

Если закупка касается выполнения работ или оказания услуг без поставки товара, характеристики указывать не требуется.

Сам факт подачи заявки означает согласие участника:

• выполнить работы,
• оказать услуги на условиях извещения.

Закупки лекарств и медицинских изделий

В таких закупках часто возникает вопрос о остаточном сроке годности.

Минфин разъяснил: этот показатель не относится к характеристикам товара, поэтому участник не обязан указывать его в заявке.

Подача заявки означает согласие поставить товар с соблюдением требований извещения.

Практические рекомендации поставщику

При заполнении заявки важно учитывать несколько практических рекомендаций.

Внимательно проверяйте значения характеристик

Перед подачей заявки необходимо сверить все показатели с извещением, приложенными документами и фактическими характеристиками предлагаемого товара. Все данные из заявки автоматически переходят в структурированный (цифровой) контракт.

Если поставщик указал неверный показатель, он станет частью контракта и может создать проблемы при исполнении обязательств.

Следуйте инструкции заказчика

Если заказчик в извещении или приложениях установил порядок заполнения заявки, такой порядок необходимо учитывать при подаче предложения. При неясности формулировок целесообразно заблаговременно направить запрос на разъяснение.

Проверяйте заявку до окончания срока подачи

До истечения срока подачи заявок участнику следует убедиться, что все поля заполнены корректно, а при обнаружении ошибки - использовать предусмотренную площадкой возможность отзыва заявки и её повторной подачи.

Как подать структурированную заявку на электронной площадке

Интерфейс различных электронных площадок отличается, однако общий порядок действий обычно включает следующие шаги.

Шаг 1. Перейдите в карточку закупки

В личном кабинете электронной площадки найдите нужную закупку и откройте её карточку.

Для этого обычно достаточно нажать на номер извещения.

Шаг 2. Нажмите «Подать заявку»

После этого откроется форма структурированной заявки.

Шаг 3. Проверьте автоматически заполненные поля

Необходимо убедиться в корректности сведений, которые система перенесла из извещения: наименования объекта закупки, единиц измерения, количества, отдельных характеристик и иных данных, доступных только для просмотра.

Шаг 4. Укажите страну происхождения

Если предмет закупки включает поставку товара, выберите страну происхождения в соответствующем поле. При наличии специальных требований к программному обеспечению или иным объектам закупки учитывайте особенности конкретной площадки и извещения.

Шаг 5. Укажите товарный знак

Если у предлагаемого товара есть зарегистрированный товарный знак, участник должен отразить это в структурированной заявке через соответствующее поле на электронной площадке.

Шаг 6. Заполните характеристики товара

Часть характеристик автоматически переносится из извещения.

Поставщик должен:

• указать конкретные значения,
• выбрать параметры из предложенного списка,
• заполнить дополнительные поля.

Шаг 7. При необходимости прикрепите дополнительные документы

Если извещение предусматривает представление дополнительных документов, приложите их в составе заявки в надлежащем формате и объёме.

Шаг 8. Подпишите и отправьте заявку

После финальной проверки подпишите заявку электронной подписью и направьте её через площадку.

В личном кабинете заявка получит статус «Отправлена оператору».

Что такое цифровой контракт

Цифровой контракт - это электронный документ, который формируется автоматически из данных:

• структурированного извещения,
• структурированной заявки поставщика.

По этой причине ошибки, допущенные на этапе подачи заявки, могут отразиться на содержании проекта контракта.

Как подписывается контракт

Процесс заключения контракта проходит в несколько этапов:

• Заказчик формирует проект контракта.
• Победитель подписывает его на электронной площадке.
• После этого документ подписывает заказчик.

Информация о контракте автоматически направляется в реестр контрактов.

Плюсы и минусы цифровых контрактов

Преимущества

Преимущество структурированных заявок и цифрового контракта состоит в унификации сведений, ускорении обработки данных и снижении количества технических несоответствий между извещением, заявкой и проектом контракта.

Недостатки

Основной риск для участника заключается в том, что неточность, допущенная при заполнении обязательных полей, может повлиять на результат рассмотрения заявки или на содержание проекта контракта.

Коротко о главном

Поставщику, работающему со структурированной заявкой по Закону № 44-ФЗ, важно соблюдать четыре базовых правила:

• проверять каждую характеристику товара до подачи заявки;
• сопоставлять сведения структурированной формы с приложенными документами закупки;
• корректно указывать страну происхождения товара и товарный знак, если такие сведения требуются;
• при любых сомнениях своевременно направлять запрос на разъяснение положений извещения.

Чем точнее заполнена структурированная заявка, тем ниже риск отклонения заявки, споров с заказчиком и проблем при заключении контракта.

Упростите работу с тендерами

Работа со структурированными заявками требует внимательного анализа документации и характеристик закупки.

Система ТендерМонитор помогает поставщикам:

• быстро находить подходящие закупки;
• анализировать требования заказчиков;
• отслеживать изменения закупок;
• не пропускать важные сроки.

Используйте ТендерМонитор, чтобы быстрее находить тендеры и снижать риски отклонения заявок.